Fases de la función de compras
Fase Operaciones previas
· Conocimiento detallado de las necesidades: en esta etapa determinamos nuestra necesidad y lo que buscamos en el mercado que es la obtención de un café 100% orgánico libre de pesticidas.
· Determinación de las condiciones en las que vamos a comprar: damos a conocer la forma en la cual requerimos nuestro café. Que sea 100% orgánico libre de pesticidas, que sea entregado en estado de pergamino, en bultos de 50kg, todos los lunes, en nuestro centro de producción, en horas de la mañana.e.t.c.
Fase Preparación
· Investigación del marcado: Aquí; daremos a conocer nuestras exigencias y especificaciones en para nuestro café. buscaremos, contactaremos y detallaremos las ofertas de proveedores.
· Preselección de posibles proveedores: después de haber detallado el mercado, contactamos nuestros posibles proveedores.
· Análisis y comparación de ofertas: al haber preseleccionado ya nuestros posibles proveedores miramos detalladamente las ofertas y hacemos cuentas, cálculos; sobre que proveedor nos conviene y cual nos da mejor precio.
· Elección del proveedor: seleccionamos el proveedor y nos ponemos en contacto con el. Para pasar a la negociación y cierre del negocio.
· Pasar pedido: posteriormente hacemos nuestros primeros pedidos de café a la empresa que nos va a proveer.
Fase de seguimiento
· Control cuantitativo y cualitativo de los pedidos: verificamos que todo el pedido realizado y el que haya llegado coincida, que todo venga en las cantidades pedidas y formas pedidas. y que sea cumplido con nuestras especificaciones.
· Conformación de facturas: en este paso, facturamos el café recibido y se hace legal la entrega del producto. Reconociendo que todo ha sido en orden.
· Devolución eventual de producto no conforme: devolvemos el producto que haya llegado defectuoso o no conforme que no tenga las especificaciones definidas.
OBJETIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS
ü Garantizar la continuidad en la cadena de abastecimiento.
ü Adquirir insumos a un buen precio.
ü Establecer excelentes relaciones con nuestros proveedores.
ü Excelentes condiciones de pago ya sea a 30, 60, 90 días.
ü Personal responsable del estudio del aprovisionamiento.
ü Departamento de control de calidad de la materia prima.
ü Mantenimiento del nivel de calidad.
ü Mejorar la competencia con el producto de nuestros proveedores.
